Cours de Sciences de Gestion : Quels services essentiels le système d’information (SI) apporte-t-il aux organisations ?

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Plan  du cours

   I. Le système d’information dans l’organisation

   II. Les services offerts par le SI aux organisations

   III. Le rôle des acteurs du SI et leur complémentarité

I. Le système d’information dans l’organisation

Le système d’information (SI) d’une organisation correspond à l’ensemble des ressources (données, matériels, logiciels, personnels, procédures, modèles…) qu’elle peut mettre en œuvre et coordonner afin d’acquérir, classifier, stocker, traiter et diffuser les informations nécessaires à son fonctionnement et à ses prises de décision.

Les informations du SI peuvent avoir une origine non numérique (papier, plan, etc.) ou numérique (mail, données informatiques, etc.).Mais pour être exploitées par les outils modernes du SI, ces informations doivent, au final,se présenter dans un format numérique (fichier ou base de données).

L’organisation doit ainsi gérer des informations d’origines très variées sous forme de fichiers textes, images, sons, vidéos ou sous forme de données (bases de données) via les TIC.

II. Les services offerts par le SI aux organisations

Pour optimiser le fonctionnement de son SI, l’organisation s’appuie sur les TIC, qui offrent de nombreuses fonctionnalités (exemple : envoyer un mail) à travers des outils (exemple : Mozilla Thunderbird) et des services (exemple : messagerie électronique). Ces services peuvent ainsi être de différentes natures :

   services de communication

   services liés à l’organisation du travail

   ... 

Les suites bureautiques (exemple : LibreOffice) permettent de créer des textes, des feuilles de calcul ou des présentations.Elles offrent donc des services de bureautique.

Les messageries électroniques (exemple : Mozilla Thunderbird) permettent de communiquer rapidement entre collaborateurs de l’entreprise, mais également avec les partenaires de l’entreprise. Elles offrent donc des services de communication.

Les agrégateurs de flux RSS(exemple : Netvibes) permettent à l’utilisateur de recevoir automatiquement les actualités concernant un ou plusieurs domaines choisis. Ils offrent ainsi des services de veille informationnelle.

Les progiciels de gestion(exemples : Ciel Paye, Ciel Gestion commerciale) proposent des services ciblés qui n’interagissent pas automatiquement entre eux.

Les PGI ou progiciels de gestion intégrés (exemple : Open ERP) proposent, notamment, des services de gestion des approvisionnements, de gestion comptable, de gestion de la relation client… Ils offrent donc des services « métier » et des services transversaux qui interagissent automatiquement entre eux car ils sont basés sur une base de données unique.

3. Les sites de vente en ligne

Les sites de vente en ligne (exemple : SuperProfesseur.fr ) permettent à des clients situés dans n’importe quelle partie du monde d’acheter les biens ou services d’une société. Ils offrent donc des services commerciaux.

Le management du SI de l’organisation s’appuie de plus en plus sur les TIC. Ces dernières offrent des services qui peuvent être inventoriés en fonction de leur nature, mais cette classification dépend souvent du point de vue de l’utilisateur.

III. Le rôle des acteurs du SI et leur complémentarité

Un acteur est une personne morale ou physique intervenant dans le système d’information.

   Les principaux acteurs internes sont les collaborateurs de l’organisation

   et les acteurs externes sont principalement ses clients, ses fournisseurs, ses concurrents, etc..

Le SI est un support du fonctionnement de chaque organisation qui permet d’articuler les activités des différents acteurs d’un même processus (réalisation de projets communs, partage d’informations complémentaires, etc.).

Les collaborateurs de l’organisation,mais également les acteurs externes (partenaires, clients, fournisseurs, etc.) jouent des rôles différents dans les processus. Ils ont, en conséquence,des accès différents aux informations du SI, selon leurs responsabilités fonctionnelles et hiérarchiques : intervenir pour alimenter le SI en informations, les modifier ou simplement les consulter. Les dirigeants, quant à eux, ont en plus la charge de la gestion de ce SI.

Chaque acteur du SI a un rôle individuel,mais aussi collectif à jouer du fait de ses interactions avec les autres acteurs.

Le SI a pour vocation de répondre aux objectifs de l’organisation.Il doit pouvoir être exploité aux niveaux stratégique, décisionnel et opérationnel, ce qui amène souvent à une réorganisation des procédures existantes, notamment par des investissements technologiques, afin de gagner en efficacité et en rentabilité. Une organisation qui maîtrise son SI sera mieux à même de prendre des décisions efficaces, ce qui constitue un réel avantage concurrentiel.

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